La loi précise que le nombre de salariés est fixé d’un commun accord entre l’entreprise sortante (SNCF Mobilités pour les premiers appels d’offres) et l’autorité organisatrice (une région dans le cas du TER). En cas de désaccord, c’est l’Autorité de Régulation des Transports (ART, anciennement ARAFER) qui tranchera.

Le processus est très précis et encadré : pour chaque catégorie d’emploi, on calcule la somme des emplois qui concourent à assurer le service. Cela peut être sur une partie du temps de travail de chaque salarié. On additionne alors tous ces temps de travail pour définir un nombre d’équivalents temps plein travaillés à transférer pour chaque catégorie d’emploi.

Exemple : 10 conducteurs travaillent sur cette ligne 60% de leur temps de travail. Cela veut dire qu’il faudra 6 conducteurs pour assurer la continuité de service  : 10 x 0,6 = 6.

Au final, on aboutit à un nombre d’équivalents temps plein à transférer pour chaque catégorie d’emploi. Ce chiffre figure dans l’appel d’offres lancé par l’AOT et sert de base pour toutes les offres des entreprises qui souhaitent répondre à celui-ci.